Каждый что-то продает в бизнесе.
Неважно, какая у вас должность или работа.
Иногда вы пытаетесь приобрести новых клиентов. Иногда вы учавствуете в конференции и стараетесь заполучить инвесторов, либо добиться публикации в прессе. Иногда вам просто необходимо будет представить квартальный отчет своему начальству.
Неважно, какой случай, но в повседневной жизни вам придется информировать и убеждать окружающих поверить в вашу идею (будем надеяться), а самое главное, - поверить в вас. Вы также можете убеждать людей, чтобы получить больше денег, известность или ресурсы.
Доступно изложить такую сложную информацию непросто.
Еще хуже то, что этому не учат в вузах, что значит, вам придеться все постигать на собственном опыте (а значит, часто ошибаться).
Конечно, хорошим началом будет приобретение хорошего шаблона презентации.
Однако есть еще множество деталей, которые в конечном итоге повлияют, будет ваша презентация успешной, или потерпит поражение.
Предлагаем 10 самых важных идей презентации, чтобы избежать серьезных ошибок, а также несколько советов, как добиться улучшений в каждом случае.
Ошибка 1. Вы не составляете текст своей презентации
Любая хорошая презентация или речь начинаются с подготовленного текста.
Хотите верьте, хотите нет, но у этого метода есть свои правила.
Правило такое - вам надо написать нечто среднее между планом и полным текстом; это положит вам создать скелет своей речи, на который вы позже сможете нанизать детали, и использовать его для того, чтобы подвести слушателей к выводам.
Не совершайте ошибку, когда вы выходите на сцену, а у вас нет написанного текста. Неспроста исполнительные директора так красиво звучат со сцены, и президенты упорно работают над речами. Вы можете больше узнать о процессе написания презентаций здесь:
ПрезентацииКак написать профессиональную презентацию PowerPoint (откройте для себя писательский процесс)
Замечание: Это особенно актуально, когда вам необходимо выступить с формальной и четко структурированной презентацией наподобие бизнес-плана.
Ошибка 2. Вы читаете, а не говорите
Цель презентации - не важно, делается она для двух человек или для 100, - добиться контакта. Вам нужно, чтобы каждый человек чувствовал себя так, будто вы разговариваете с ними лично. Это укрепляет уверенность аудитории в вас и в той информации, которой вы делитесь.
Тем не менее, вся эта связь (и уверенность) исчезает, когда вы опускаете голову, глаза смотрят вниз, на бумагу, и вы начинаете говорить монотонным голосом, читая текст, слайды и карточки с заметками.
В первую очередь, если вы читаете содержание слайда, это значит, что там слишком много слов (мы вернемся к этому через мгновение).
Недостаток этого в том, что мгновенно теряется связь с аудиторией, так как у людей разбегаются глаза при виде изобилия информации.
Вы должны постараться избежать этого, так как ваша цель - создать презентацию, которая убеждает.
При этом нет необходимости запоминать весь текст наизусть. Вместо этого запишите 3-5 ключевых мыслей и научитесь уверенно объяснять их, не читая текст. Затем вы можете добавить контекст и примеры.
Ошибка 3. Вы недостаточно репетируете
Когда вы записали скелет своей речи или список из ключевых мыслей, у вас есть хорошее начало. Но ваше выступление не пройдет гладко, если вы не отрепетируете его как следует.
Один оратор как-то сказал мне, что нужно отводить час репетиции на каждую минуту речи. А если у вас речь на 20 минут? Двадцать часов!
Хотя такой совет моет показаться преувеличением, все-таки вам стоит рассказать всю речь с заметками (в первый раз), потом расскажите всю речь от начала до конца без заметок. Сделайте несколько повторов, пока у вас вся информация не будет сидеть прочно в голове, и не будет казаться, что вы делаете это легко и непринужденно.
Чем больше повторов вы сделаете, тем больше нюансов заметите. Когда вы их подкорректируете, это радикально улучшит вашу презентацию. Например, переходы от одного раздела к другому. Паузы, чтобы выделить ключевые мысли. И даже потренировать то, как будут смотреться со сцены ваше положение тела, движение и жесты.
Если вам необходимо больше опыта в выступлениях с презентациями, а вы испытываете волнение, знайте, что это нормально. Вы можете научиться с ним справляться:
- КоммуникацияКак преодолеть страх выступления на публике
Есть еще одно преимущество от частых тренировок, и вам будет его легко заметить:
Ошибка 4. Вы говорите дольше (или меньше) отведенного времени
... владение временем.
Ничто так не говорит о дилетантстве, как неумение выступающего уложиться в отведенные ему временные рамки.
Если это большое мероприятие, и вы закончили намного раньше, потому что рассказали все, что у вас есть, - это самый быстрый способ подорвать доверие к себе. А если это небольшая встреча с клиентом или начальством, и вы затягиваете время своего выступления, это станет знаком, что вы не уважаете своих слушателей. Они могут отказаться от сделки.
Если вы регулярно тренируетесь, вам стоит пользоваться таймером, чтобы хорошо разбираться, как вы справляетесь со временем.
Иногда вам придется добавить один-два примера или историю, чтобы проиллюстрировать свои идеи (что добавит несколько минут к времени выступления). А иногда вы должны будете вырезать целые слайды и разделы, говорить намного быстрее, - все для того, чтобы сократить время выступления.
Самое важное правило - нужно быть уверенным, а не гадать. Вы должны точно знать, задолго до дня выступления, сколько минут точно длится ваша презентация ( с точностью до 1-2 минут).
Ошибка 5. У вас скучные, непрофессиональные слайды
На то, чтобы произвести первое впечатление, уходит примерно 50 миллисекунд, и 94% этого впечатления зависит от вашего дизайна.
Это значит, что у вас есть готовая презентация со слайдами - очевидный стартовый момент.
Скорее всего, за последние годы ваши инвесторы и бывалые участники конференции уже видели миллион раз шаблон PowerPoint, который установлен на вашем компьютере по умолчанию.
К счастью, мы можем предложиь вам эти простые и современные шаблоны презентаций PowerPoint с высококачественным дизайном.
- Презентации20 шаблонов РРТ для простых и современных презентаций PowerPoint
Подходящий пример: шаблон РРТ с подходящим названием Simplicity дает вам возможность использовать красивые преформатированные слайды с минималистичным дизайном, высококачественными изображениями и небольшим количеством текста:
Одно из преимуществ использования этих профессиональных готовых шаблонов состоит в том, что они уже наполнены массой полезных советов презентации, которые не особенно публикуются. (И это не упоминая иконок и других деталей, что повлечет большую разницу).
Например, вы часто можете столкнуться с проблемами и наделать ошибок, когда сами выбираете гарнитуру и цветовые схемы для презентации.
Ваш выбор гарнитуры может быть современным и утонченным, а может быть показным и безвкусным. Также и выбор цветов, с одной стороны, может демонстрировтаь уверенность, а с другой - старомодность. Когда вы будете выступать, необходимо, чтобы слайды в вашей презентации донесли правильную информацию и хорошо подходили к вашим мыслям.
Ошибка 6. Вы не разобрались с техническими моментами
Вы можете быть уверены в двух вещах во время вашей презентации.
Первое: вы будете нервничать. Это естественно. Хорошо то, что вы можете справиться с этой энергией и направить ее в позитивное русло, что позволит вам блестяще выступить.
Второе: всегда что-то выходит из строя, и вас будет подводить техника.
Профессиональные спортсмены часто приезжают на место соревнований за день-два, чтобы потренироваться именно на том поле, где будет проходить игра. Они даже "опробуют" раздевалки и могут сделать "генеральную тренировку", чтобы учесть все, что может пойти не так.
Если вы не знакомы с помещением, где будете выступать, постарайтесь попасть туда по возможности за день.
Тогда у вас получится потренироваться несколько раз перед пустыми рядами и получить представление, где и как будут сидеть люди, и где и как вам необходимо стоять и двигаться по сцене.
Вы также можете проверить подключение компьютера, микрофонов и другого аудио/видео оборудования.
В идеале, когда вы будете на месте в день презентации, все, о чем вы должны думать - это как выступить ( а не переживать, где лежит кабель HDMI).
Ошибка 7. У вас загроможденные, перегруженные текстом слайды
Самые лучшие слайды презентации обычно простые и понятные.
Это значит - никаких ярких переходов между слайдами. Никаких бесконечных списков. И никаких излишеств в виде звуковых эффектов и видео.
Один секрет - старайтесь, чтобы у вас был один слайд для одной мысли или аргумента. Это поможет вам звучать связно и помочь аудитории следовать за ходом вашей мысли.
Еще один бонус в этом - вы сможете избавиться от длинных текстовых блоков.
Вместо этого считайте, что каждый слайд - это визуальная опора; она поддерживает вашу мысль или является иллюстрацией того, о чем вы говорите.
Хороший пример будет включать подходящие графики или чарты, которые мгновенно сделают понятной мысль, которой вы делитесь (например, вы говорите об успехе, а на слайде изображена зеленая стрелка, поднимающаяся вверх).
Вы можете найти больше профессиональных дизайнов PowerPoint с разнообразием слайдов и инфографики здесь:
- Microsoft PowerPoint15 профессиональных шаблонов PowerPoint - для лучших бизнес-презентаций
- Microsoft PowerPoint12 лучших шаблонов презентаций PowerPoint с замечательной инфографикой в слайдах
Ошибка 8. Вы не уделяете внимание обстоятельствам вашей аудитории
Жаргон может быть хорошим, а может быть плохим.
Еслы вы выступаете перед людьми технических специальностей, вы можете бесконечно говорить о GIT. Это поможет вам наладить еще лучший контакт с ними, так как позволит людям в зале понять, что вы хорошо разбираетесь в их деле.
Однако если это не так, стоит вам обронить одно слово из технического жаргона, и вы рискуете потерять свою аудиторию, едва открыв рот.
В идеальном мире ваш контент должен быть создан (и адаптирован) с учетом знаний, опыта и предпочтений конкретной аудитории. Если это клиент, узнайте о нем все от человека в вашей компании, который привел этого клиента. Если это более крупное мероприятие, расспросите организаторов и попытайтесь собрать максимум информации о тех, кто будут присутствовать в аудитории. Каковы их интересы? болевые точки? какой тип и стиль информации их интересует?
Иногда вам удастся собрать очень подробную информацию, а в других случаях это будут более поверхностные и общие факты. Самая большая ошибка - это когда вы презентацию, предназначенную для одних, делаете для совершенно иной группы людей. Даже если ваша информация полезна, толку не будет!
Ошибка 9. Вы не можете сохранить внимание аудитории
Длина вашего выступления влияет на то, будет аудитория внимательно следить за презентацией на всем ее протяжении, или нет.
Однако то, как вы ее преподнесете - ваш голос, громкость, паузы, ритм, язык тела и другое - также могут либо овладеть вниманием аудитории, а могут усыпить ее.
Например, когда вы заметно повышаете и понижаете голос, произнося те или иные фразы, вы можете сделать свою презентацию гораздо интереснее для слушателя, а также можете придать вес вашим словам там, где надо.
То же самое относится и к изменению темпу речи (говорите быстрее - медленнее), включению долгих пауз (чтобы у людей было время взвесить сказанное вами).
Помимо этих маленьких секретов и драматических жестов, само содержание вашего выступления должно эмоционально влиять на людей.
Не стоит сразу же "бросаться" к выводам, советам и заключению. Вместо этого посвятите время в начале и в течение презентации, чтобы представить эту информацию в более широком контексте, который будет иметь отношение к проблемам и сложностям, испытываемым вашей аудиторией; то есть, вы через эту презентацию покажете им, как они могут быть разрешены.
Познакомьтесь с дополнительными советами о том, как сделать увлекательную презентацию, здесь:
- КоммуникацияВыступайте с увлекательными презентациями как Стив Джобс
Ошибка 10. Вы не предлагаете выводов и не призываете к действию
Скорее всего, ваша аудитория будет страдать от избытка информации.
Если вы выступаете во второй половине дня, и идет третий день конференции, скорее всего ваша аудитория утомлена.
Поэтому позаботьтесь о том, чтобы ваше выступление было легко слушать.
Начните с простого обзора того, что вы собираетесь рассказать аудитории.
Если у вас есть ключевая мысль, повторите ее. Много раз.
Когда вы собираетесь перейти к следующему блоку, напомните, что вы только что объяснили, затем дайте им представление, к чему вы переходите в следующем разделе.
И последнее (по порядку, но не значимости), дайте им какие-то конкретные "шаги", которые следует предпринять по завершении вашего выступления.
Самые лучшие деловые презентации побуждают людей к действию. Если вы закончите выступление простым перечислением фактов и не представите информацию в контексте того, что и как они должны сделать с ней, ваша речь не будет успешной.
Вы можете узнать о творческих методах, как вдохновить вашу аудиторию на поступки, здесь:
- Презентации10 идей креативной презентации, которые вдохновят вашу аудиторию на...
Следуйте этим 10 советам деловой презентации для лучших результатов.
Возможно, много лет назад вас научили основам выступления с речью или презентацией, но важная деловая презентация - совершенно другая история, в которую вовлечены реальные деньги.
Проблема в том, что вы можете начать совершать типичные ошибки: читать монотонным голосом собственные слайды с любительским дизайном, которые при этом перегружены информацией. Так вы полностью дисквалифицируете себя как авторитет и потеряете свою аудиторию.
А если нет внимания и доверия аудитории?
Значит, не будет продаж, финансирования, рекомендаций и публикаций.
К счастью, вы можете начать пользоваться 10 советами, предложенными выше (и не переставайте практиковаться), чтобы ваша следующая презентация прошла без единого недостатка.
Если вам необходима помощь в начале, просмотрите наш гид по шаблонам PowerPoint, чтобы позаботиться об основных моментах в дизайне, прежде чем вы перейдете к более сложным техникам презентации.
